Відпускна компенсація після звільнення: як розрахувати?
У 2023 році працівник, який пропрацював трохи більше місяця, звільнився за власним бажанням. При виплаті йому відпускної компенсації припустилися помилки — суму компенсації занизили. Помилку виправили у 2024 році. Як при виправленні помилки обчислити середньоденну зарплату для відпускної компенсації? Як розрахувати середньоденну зарплату за затримку виплати при звільненні?
Зміст статті:
- Компенсація відпустки і неповна зайнятість
- Відпускна компенсація після звільнення
- Середня за час затримки розрахунку
- Висновки
Для розв’язання цієї задачі розглянемо приклад.
Приклад. Трудові відносини з працівником (основне місце роботи, неповна зайнятість, графік роботи — звичайна п’ятиденка) тривали з 18 вересня по 20 жовтня 2023 року. За час роботи працівнику нараховано і виплачено роботодавцем:
— за 10 відпрацьованих робочих днів вересня — зарплату в сумі 5714,29 грн;
— за 15 відпрацьованих робочих днів жовтня — 8181,82 грн та відпускну компенсацію за 1 к. дн. відпустки в сумі 395,60 грн.
Оклад працівника у жовтні 2023 року з урахуванням зайнятості 0,5 штатної одиниці становив 12000 грн, повна тривалість відпустки 24 к. дн.
У листопаді-2024 виправлено помилку в обчисленні компенсації невикористаних днів відпустки, оскільки компенсації підлягали 2 к. дн. відпустки.
Компенсація відпустки і неповна зайнятість
Робота на умовах неповного робочого часу (дня та/або тижня) не тягне за собою будь-яких обмежень обсягу трудових прав працівників (ч. 3 ст. 56 КЗпП).
Працівник, який працює з неповним робочим часом, має право на щорічну основну відпустку повної тривалості.
Отже, обчислення кількості днів компенсації відпустки, на які працівник має право при звільненні, проводиться виходячи з кількості днів повної тривалості щорічної основної відпустки.
У наведеному прикладі помилка виникла саме у обчисленні кількості днів компенсації, на які працівник мав право при звільненні. Тобто обчислення проводилося виходячи не з 24, а з 12 календарних днів повної тривалості відпустки пропорційно до зайнятості працівника. Це неправильно. Помилка знайдена і виправлена роботодавцем.
Питання в цьому випадку полягає у правильності розрахунку середньоденної зарплати. Оскільки працівнику треба доплатити не тільки суму компенсації, а й середній заробіток за час затримки розрахунку цієї суми.
Розглянемо далі, як це зробити та скільки така помилка буде коштувати роботодавцю.
Відпускна компенсація після звільнення
Для розрахунку відпускної компенсації керуємося Порядком № 100*.
* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.
Суму відпускної компенсації обчислюємо шляхом множення кількості днів невикористаної відпустки на середньоденну зарплату. А потім визначаємо різницю недоплаченої працівнику суми компенсації.
Розрахунковий період. При розрахунку середньоденної зарплати для обчислення суми компенсації за невикористані відпустки маємо розділяти дні невикористаних відпусток, на які працівник набув право до 31.12.2023 та після цієї дати. Чи застосовується для наведеної ситуації це правило?
Так. Адже його застосовуємо з 12.09.2023. Працівник звільнився вже після цієї дати. Право на 2 дні невикористаної відпустки у нього набуто до 31.12.2023. В такому разі розрахунок суми компенсації маємо проводити виходячи з виплат, нарахованих йому виключно у 2023 році.
У загальному випадку середньоденну зарплату знаходять виходячи з 12-місячного розрахункового періоду, що передує виплаті компенсації за невикористані відпустки (абз. 1 п. 2 Порядку № 100). Зверніть увагу, при звільненні виплата компенсації має відбуватися саме у день звільнення. Тому тут завжди відправною точкою є дата звільнення, навіть якщо компенсація нараховується та виплачується із запізненням.
У ситуації, яку ми розглядаємо, перед місяцем звільнення у 2023 році у працівника немає 12-місячного розрахункового періоду. Ба більше, також немає навіть одного повного відпрацьованого місяця, який передує місяцю звільнення. Отже, розрахунковий період відсутній.
У такому разі обчислення середньоденної зарплати маємо проводити виходячи з окладу працівника.
Розрахунок виходячи з окладу. Якщо у працівника відсутній розрахунковий період, то розрахунки проводяться з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу. У разі якщо розмір тарифної ставки, посадового (місячного) окладу є меншим за МЗП, то середня зарплата обчислюється виходячи з МЗП. У разі роботи на умовах неповної зайнятості оклад або МЗП беруть участь у розрахунку в розмірі, пропорційному до зайнятості працівника (п. 4 Порядку № 100).
У ситуації із несвоєчасним нарахуванням відпускної компенсації або у ситуації із її донарахуванням, як у наведеному прикладі, виникає питання щодо розміру окладу. Так, з якого розміру окладу (МЗП) проводити розрахунок: встановленого на день звільнення чи на день виправлення помилки?
При обчисленні суми відпускної компенсації звільненому працівнику виходячи з окладу,
оклад (МЗП) беремо на день звільнення незалежно від того, коли нараховуємо або донараховуємо таку компенсацію
Обчислення проводимо шляхом множення окладу працівника, пропорційно зайнятості, на умовні місяці розрахункового періоду 2023 року, які передують місяцю звільнення, та діленням на кількість календарних днів цього розрахункового періоду.
Яким буде умовний розрахунковий період у цьому випадку?
Оскільки працівник звільнений у жовтні 2023 року, то умовним розрахунковим періодом будуть 9 місяців 2023 року, які передують жовтню. Тобто 01.01.2023 — 30.09.2023.
Обчислимо середньоденну зарплату для відпускної компенсації:
12000 х 9 : 273 = 395,60 (грн),
де 12000 — оклад працівника з урахуванням зайнятості (0,5 штатної одиниці);
9 — кількість місяців умовного розрахункового періоду 01.01.2023 — 30.09.2023;
273 — кількість календарних днів в умовному розрахунковому періоді 01.01.2023 — 30.09.2023.
Обчислимо суму компенсації за 2 к. дн. невикористаної відпустки:
2 х 395,60 = 791,20 (грн).
Працівнику треба донарахувати 395,60 грн відпускної компенсації (791,20 - 395,60).
Оподаткування. Відпускна компенсація підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ за звичайними ставками. При цьому незалежно від того, коли вона нарахована (у день звільнення працівника або після), ставки оподаткування будуть однакові.
У графі 6 розд. І додатка 4ДФ Об’єднаного звіту суму відпускної компенсації, яка нарахована працівнику після звільнення, відображаємо у місяці, в якому вона фактично нарахована / виплачена, з ознакою доходу «127».
ЄСВ із суми компенсації, нарахованої працівнику після звільнення, не справляємо, оскільки:
— вона належить до виплат за невідпрацьований час, які, в разі нарахування після звільнення, не включають до бази нарахування внеску та ЄСВ на її суму не нараховують (див. роз’яснення з категорії ЗІР 201.03);
— підприємство не несе обов’язку страхувальника для працівника після його звільнення.
У додатку Д1 до Об’єднаного звіту відпускну компенсацію, нараховану після звільнення працівника, яка не є базою нарахування внеску, не відображаємо.
Але це ще не все…
Середня за час затримки розрахунку
При порушенні з вини роботодавця строків розрахунку при звільненні з працівником роботодавець повинен виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців (ст. 117 КЗпП).
У ситуації, яку ми розглядаємо, роботодавець порушив трудове законодавство і не розрахувався з працівником повністю. Тож має виплатити працівнику середній заробіток за час затримки виплати. Оскільки з дня порушення до повного розрахунку з працівником пройшло більше року, то середній заробіток має бути сплачений за 6 місяців затримки.
Його ми розраховуємо шляхом множення кількості днів затримки виплати на середньоденний заробіток.
Кількість днів затримки. Підрахуємо кількість робочих днів затримки у періоді з 21.10.2023 по 20.04.2024 включно. За нормою для п’ятиденки виходить 130 робочих днів (7жовтень + 22листопад + 21грудень + 23січень + 21лютий + 21березень + 15квітень).
До речі, про нюанси визначення робочих днів під час розрахунку затримки виплати зарплати ви можете почитати у статті «Календарні чи робочі дні? Як оплачувати час затримки розрахунку при звільненні» // «Оплата праці», 2023, № 24 (ср. 025135600).
Середньоденна зарплата. Середньоденну зарплату в загальному випадку обчислюємо виходячи з виплат за останні два календарні місяці, що передують місяцю, в якому відбувається подія, з якою пов’язана відповідна виплата.
Подія, яка є відправною точкою при визначенні середньоденної зарплати, — день звільнення працівника. Це підтверджують фахівці Держпраці (див. лист від 30.11.2023 № 4206/2/2.1-23а). У наведеному випадку — це жовтень 2023 року.
Зауважте, на відміну від середньоденного заробітку для обчислення відпускних, тут немає вимоги про повні місяці розрахункового періоду. Тому у ситуації, яку ми розглядаємо, у розрахунку візьмуть участь фактичні виплати з 18 по 30 вересня 2023 року. І, відповідно, відпрацьовані робочі дні цього періоду.
Обчислимо середньоденну зарплату:
5714,29 : 10 = 571,43 (грн).
Розрахуємо суму виплат за затримку розрахунку при звільненні:
571,43 х 130 = 74285,90 (грн).
Оподаткування. Середній заробіток за час затримки розрахунку при звільненні входить до бази оподаткування ПДФО у складі інших оподатковуваних доходів на підставі п.п. 164.2.20 ПКУ. Це підтверджують податківці в листі від 09.06.2016 № 12817/6/99-99-13-02-03-15, а також у роз’ясненні з категорії 103.25 ЗІР.
Також із такого доходу слід утримати ВЗ.
У графі 6 розд. І додатка 4ДФ до Об’єднаного звіту середній заробіток за час затримки відображаємо у місяці його фактичного нарахування / виплати з ознакою доходу «127».
А ось ЄСВ не буде. Відповідно до ч. 7 ст. 7 Закону про ЄСВ* види виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок, містить Перелік № 1170**. Пунктом 5 розд. I цього Переліку встановлено, що відшкодування, нараховані працівникам за час затримки розрахунку при звільненні, не є базою нарахування єдиного внеску. Відповідно в додатку Д1 до Об’єднаного звіту його відображати не треба.
Висновки
- При визначенні розрахункового періоду для нарахування відпускної компенсації після звільнення працівника орієнтуємося на дату звільнення, а не на місяць нарахування такої компенсації.
- При обчисленні відпускної компенсації виходячи з окладу (МЗП) його розмір беремо на день звільнення незалежно від того, коли нараховуємо таку компенсацію.
- Розрахунковим періодом для обчислення середнього заробітку за затримку виплати зарплати при звільненні в загальному випадку є два місяці, що передують місяцю звільнення.
