Дефектний акт: коли та навіщо складати, що зазначати
Перед ремонтом приміщення, обладнання, устаткування або транспортного засобу їх потрібно оглянути та скласти дефектний акт. Це документ, який підтверджує, що об’єкт потребує ремонту, виправлення дефектів. У цьому матеріалі розглянемо детальніше що це за документ «дефектний акт», для чого він потрібен, як його правильно скласти та за якою формою.
Що таке дефектний акт
В загальному випадку дефектний акт (дефектна відомість, акт про виявлені дефекти, відомість дефектів) – це документ, який підтверджує факт пошкодження (дефектів) певного матеріального об’єкта, необхідність його ремонту. Він містить перелік робіт, які необхідно виконати для виправлення дефектів, та необхідних для цього ТМЦ.
Дефектний акт також може обґрунтовувати необхідність проведення поліпшення, модернізації або добудови справного об’єкта. Тому що перед складанням кошторису витрат на такі дії необхідно визначитися з конкретними роботами, які треба провести на об’єкті.
Фактично дефектний акт належить до початкової проектної документації, хоча він не є обов’язковим документом, а виконує лише планові та контрольні функції. Дефектний акт не є тим документом, на підставі якого визначаться остаточна вартість ремонту. Він лише допомагає прорахувати витрати, але повний розрахунок вартості ремонту визначається пізніше.
Разом з тим, бюджетні установи здебільшого складають дефектний акт. Адже вони зобов’язані обґрунтовувати та підтверджувати доцільність витрачання бюджетних коштів і відповідність такого витрачання затвердженому кошторису.
Зазвичай дефектні акти застосовують:
- у будівництві;
- при капітальному і поточному ремонті будівель та споруд;
- при ремонті, поліпшеннях, модернізації обладнання та транспортних засобів.
Законодавством чітко не визначено порядок складання дефектного акту. Але цілком логично, що складати его слід на кожний об’єкт окремо. Наприклад, для ремонту ганку складається один дефектний акт, а для ремонту автомобіля – інший. В той же час, якщо ремонту підлягатиме певне приміщення, наприклад актова зала, то можна скласти один дефектний акт із окремими розділами: підлога, стеля, стіни, двері, вікна тощо.
Хто складає дефектний акт
Дефектний акт складає комісія, яка призначається наказом керівника установи. До такої комісії бажано включити фахівців з обслуговування певних основних засобів, які можуть оцінити стан об’єкта та підтвердити, що необхідно провести поточний чи капітальний ремонт або поліпшення. Так, якщо є потреба в ремонті автомобиля, то варто залучити механіка, водія. Для ремонту офісної техніки – програміста. Для ремонту приміщення – особу, яка має певні знання у будівництві.
Якщо в установі нема необхідних власних фахівців, то можна залучити спеціалистів «зі сторони». Їх можна уключити до складу комісії установи. Або ж вони можуть діяти окремо. У такому разі вони мають надати висновок (експертизу) щодо стану об’єкта.
Якщо спеціалисти «зі сторони» будуть залучені на платній основі, то оплату їх послуг слід проводити за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» (якщо ці послуги не включено до проєктно-кошторисної документації).
Головою комісії зазвичай призначають керівника або заступника керівника з відповідними повноваженнями. Дефектний акт підписують усі члени комісії, присутні під час обстеження, та затверджує керівник установи.
Форма дефектного акта
У більшості випадків форма дефектного акта може бути довільна. Її розробляють відповідно до потреб установи та затверджують в наказі про організацію бухобліку. При цьому слід дотримуватися вимог щодо обов’язкових реквізитів первинного документа, які містить ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.
Дефектий акт, складений у довільній формі, може включати таки реквізити:
- найменування документу – дефектний акт (дефектна відомість, акт про виявлені дефекти, відомість дефектів);
- найменування об’єкта (або його частини), щодо якого складають дефектний акт;
- дія, на підставі якої складений дефектний акт (огляд чи тестування об’єкта, результати досліджень чи випробувань, доповідна записка матеріально відповідальної особи, експертний висновок тощо);
- перелік виявлених дефектів об’єкту;
- умови виконання робіт;
- об’єми робіт;
- тип ремонту (поточний чи капітальний) або вказівка про модернізацію, поліпшення, добудову, переобладнання об’єкту;
- найменування (опис) робіт і витрат: деталей, що потребують заміни, матеріалів, що необхідні для ремонту (поліпшення) тощо;
- одиниця виміру робіт, деталей, матеріалів;
- кількість робіт, деталей, матеріалів;
- примітки – у цьому полі можна вказати, хто буде виконувати роботи (найменування підрядника чи господарським способом), навести рекомендації до якості матеріалів чи робіт тощо;
- власне ім'я, підписи голови комісії та членів комісії;
- окремо вказують залучених експертів, якщо вони є членами комісії, або додають експертний висновок щодо стану об’єкта, сформований експертами, які не входять до складу комісії.
Вартість робіт та матеріалів в дефектному акті не вказують, цю інформацію вже буде містити кошторис виконання робіт.
У дефектному акті можна об'єднати описово-літерну частину, де описати ким, коли, за яких обставин та в якій установі його складено, та таблицю, до якої включити всі необхідні заходи для здійснення потрібних робіт. Таблиця полегшує сприйняття інформації. Але остаточне рішення щодо вигляду акту, звісно, за вами.
Скільки екземплярів акта складати залежить від того, кому належить майно і хто робитиме ремонт:
- якщо ремонтуватимете власне майно самотужки, то одного екземпляра для себе буде достатньо;
- коли ж роботи виконуватимуть підрядники, дефектний акт слід скласти за кількістю учасників. Представники всіх задіяних сторін мають підписати кожний екземпляр.
Підказки щодо форми акту
Як вже було зазначено вище, законодавством чітко не визначено ані форми, ані порядку складання дефектного акту. Але можна знайти деякі підказки, якими за потреби цілком можна скористатися під час розробки власної форми необхідних актів.
Для обладнання або автомобіля
Дефектного акту на ремонт автомобіля в законодавстві не передбачено, але можна розробити власний дефектний акт, зразок якого запозичити зі спеціальних типових форм:
- акт про виявлені дефекти устаткування (форма № М-17), затверджений наказом Мінстату від 21.06.96 № 193;
- відомість дефектів на ремонт машини (форма № ВЗСГ-6), затверджена наказом Мінагрополітики від 21.12.2007 № 929.
В будівництві
У Додатку Р до Національного стандарту ДСТУ Б Д.1.1-1:2013 «Правила визначення вартості будівництва» наведено форму Дефектного акту (форма № 8), яка призначена для оформлення капремонту.
При проведенні ремонтів мостів і труб використовують Відомість дефектів (форма 5) – Додаток до ДБН В.2.3-6-2002, затверджений наказом Держбуду від 07.05.2005 № 83.
Під час ремонту приміщення
Зразок дефектного акту на ремонт приміщення, який рекомендовано застосовувати під час ремонту житла, об’єктів соціальної інфраструктури та благоустрою, наведено в додатку до листа Держбуду України та Держкомітету з питань ЖКГ від 24.02.2005 № 7/8-134, № 4/3-260.
