Як заповнити Об’єднаний звіт, якщо…
Відпускні та доплата до мінімалки
Пропонуємо вам розглянути запитання, які виникають у бухгалтерів при заповненні додатків до Податкового розрахунку, та допомогти їх вирішити. Можливо, серед запропонованих рішень ви знайдете те, що підкаже, як вам без проблем сформувати зарплатно-трудову звітність за ІІІ квартал 2024 року.
Запитання. Працівник (основне місце роботи) перебував у щорічній відпустці з 1 по 24 липня 2024 року. Загальна сума зарплати за липень з урахуванням відпускних менша за мінімальну зарплату. За який місяць (червень чи липень) відображати в Д1 доплату до мінімальної зарплати, якщо відпускні нараховано в червні?
Відповідь. На практиці звичайні підприємства застосовують два варіанти нарахування відпускних. Відпускні нараховують:
варіант 1 — у тому місяці, в якому їх виплачують;
варіант 2 — у тому місяці, на який припадають календарні дні відпустки.
Зауважимо, що Мінфін не проти застосування таких варіантів нарахування відпускних (див. листи Мінфіну від 23.02.2018 № 35220-07-10/5151 та від 13.10.2017 № 35220-07-2/27938).
Незалежно від обраного варіанта нарахування відпускних, для цілей порівняння з мінімальною зарплатою суми відпускних відносимо до тих місяців, за дні яких вони нараховані. Порівняння проводимо місяць у місяць.
Це не передбачено Порядком заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженим наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4.
Саме тому в запитанні, що наведене вище, додаткову базу нарахування ЄСВ (різницю між мінімальною зарплатою та фактичною базою нарахування ЄСВ) визначаємо в липні 2024 року (тобто в місяці, за який нараховані відпускні) та зазначаємо в Д1 за липень ІІІ кварталу 2024 року.
Припустимо, що працівнику (Коваленку Олегу Івановичу, основне місце роботи, ставка ЄСВ — 22 %) в червні 2024 року було нараховано:
1) зарплату за червень у сумі 8000 грн та
2) відпускні за липень — 5606,64 грн.
Сума зарплати за фактично відпрацьований час у липні склала 1739,13 грн.
База нарахування ЄСВ за липень (5606,64 грн + 1739,13 грн = 7345,77 грн) нижча за мінімалку (8000 грн). Тож на різницю між цими величинами (654,23 грн) буде донараховано ЄСВ. Підприємство сформує відомості на працівника в Д1 за червень ІІ кварталу та Д1 за липень ІІІ кварталу 2024 року так, як показано на рис. 1.
Премія звільненому
Запитання. Працівник був звільнений у лютому 2024 року. У квітні відповідно до положення про преміювання йому було нараховано та виплачено премію за підсумками роботи в І кварталі 2024 року. Чи потрібно на суму такої премії нараховувати ЄСВ? З якою ознакою доходу відображати її в 4ДФ?
Відповідь. Почнемо з ЄСВ. У випадку з нарахуванням зарплатних доходів колишньому працівнику після його звільнення з роботи (тобто особі, яка на момент нарахування вже не перебуває з підприємством у трудових відносинах) важливим стає, чи є така виплата виплатою за відпрацьований час. Це випливає з положень ч. 2 ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI (далі — Закон № 2464). Зазначеною нормою Закону встановлено, що для осіб, яким після звільнення з роботи нараховано заробітну плату за відпрацьований час або згідно з рішенням суду середню заробітну плату за вимушений прогул, ЄСВ нараховується на суму, що визначається шляхом ділення зарплати, виплаченої за результатами роботи, на кількість місяців, за які вона нарахована.
Чи є премія, нарахована за підсумками роботи в І кварталі, виплатою за відпрацьований час*? Звісно, є! Тож навіть якщо така виплата нараховується вже колишньому працівникові після його звільнення, її суму слід включити до бази нарахування ЄСВ.
* Зауважимо, що виплати, які є оплатою за невідпрацьований час, перелічені в п.п. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держстату від 13.01.2004 № 5.
Ба більше, оскільки ця премія нарахована за квартал, то її суму розподіляємо за місяцями, за які вона нарахована, як того вимагає наведена вище норма Закону № 2464. Як саме розподіляємо? Дуже просто: ділимо суму премії на кількість місяців, за які вона нарахована. А ось кількість відпрацьованих днів у таких місяцях тут не важлива.
У Д1 за місяць нарахування премії формуємо на колишнього працівника стільки рядків, на скільки місяців виплату розподілено. При цьому в графі:
— 09 зазначаємо «1» — зарплата за відпрацьований час, що нарахована особі після звільнення;
— 10 — місяць, на який розподілено премію.
Що стосується 4ДФ, то в ньому виплати, нараховані колишнім працівникам, зазначаємо з ознакою доходу «127». На цьому наполягають податківці в роз’ясненні в 103.25 БЗ.
Припустимо, у квітні 2024 року Бондаренку Івану Петровичу, який був звільнений з цього підприємства в лютому 2024 року, нараховано премію за І квартал у сумі 20000 грн.
Підприємство зазначить у Д1 та 4ДФ за квітень 2024 року відомості про нарахований / виплачений дохід такій особі так, як показано на рис. 2.
Наведемо пояснення до рис. 2.
Почнемо з простого, з 4ДФ. У ньому всю суму премії проставляємо в одному рядку з ознакою «127», оскільки особа, якій нараховано виплату, на момент її нарахування вже не перебувала у трудових відносинах із податковим агентом.
Д1. У ситуації, що розглядається, премія хоч і квартальна, проте вона фактично нарахована за 2 місяці, протягом яких працівник перебував із роботодавцем у трудових відносинах. Тож її суму ділимо на 2 та в Д1 відображаємо двома рядками. Кількість днів у трудових відносинах не має значення для цілей розподілу такої премії.
Зверніть увагу! Якби така премія нараховувалася найманому працівникові, що перебуває з роботодавцем у трудових відносинах, то її б суму зазначили в Д1 у загальній сумі зарплати за квітень (місяць нарахування). Жодного розподілу для ЄСВ-цілей проводити не потрібно було б.
Працівник помер: Д1, Д5 та 4ДФ
Запитання. Працівник помер у червні 2024 року. Проте свідоцтво про смерть надано на підприємство його дружиною лише в липні, після чого був проведений остаточний розрахунок.
В якому кварталі відображати інформацію про смерть працівника в додатках Об’єднаного звіту? Дата закінчення трудових відносин у Д5 до цього звіту — це дата смерті чи дата видання наказу?
Відповідь. У разі смерті працівника трудовий договір із ним припиняється на підставі п. 82 ч. 1 ст. 36 КЗпП. Дата припинення трудового договору — це фактична дата смерті працівника, незалежно від того, працював він у цей день чи ні.
Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору видають після отримання копії свідоцтва про смерть. Тож дата цього наказу може не збігатися з датою припинення трудових відносин.
Почнемо з додатка 5 (Д5). У ньому датою закінчення трудових відносин (графа 10) є дата смерті працівника. Інформація про припинення трудових відносин у зв’язку зі смертю працівника має бути зазначена в Д5 за той квартал, на який припала смерть. У випадку, що розглядається, — це Д5 за ІІ квартал 2024 року. Тож якщо роботодавець ще не подав Податковий розрахунок за цей квартал, він може відразу в Д5 з типом «Звітний» до цього Розрахунку вказати відомості про припинення трудових відносин із працівником, який помер.
Якщо ж звітність уже подано, то необхідно буде сформувати Податковий розрахунок та Д5 до нього з типом:
— «Звітний новий» — якщо період для звітування за ІІ квартал ще триває;
— «Уточнюючий» — якщо період для подання звітності за ІІ квартал уже сплинув.
У такому Д5 з типом «Звітний новий» чи «Уточнюючий» формуєте рядок із відомостями про припинення трудових відносин у зв’язку зі смертю працівника та в графі 20 зазначаєте ознаку «0» — рядок на додавання.
Щодо відображення доходів, нарахованих працівнику, який помер, то їх зазначаєте в Д1 та 4ДФ, сформованих за той місяць звітного кварталу, в якому такі виплати були фактично нараховані. У ситуації, що розглядається, це відбулося в липні 2024 року. Тож виплати, що нараховані при проведенні остаточного розрахунку з працівником, який помер, будуть відображені в Д1 та 4ДФ за липень 2024 року, тобто у звітності вже за ІІІ квартал.
У Д1 за рядком із загальною сумою зарплати та компенсації за невикористані дні відпустки (за наявності) проставляємо у графі 09 — код типу нарахувань «1», оскільки нарахування проводяться не в місяці, на який припала смерть працівника, а в графі 10 —місяць (та рік), на який припала смерть працівника.
Наприклад, працівник (Андрієнко Сергій Петрович, кур’єр, основне місце роботи, ставка ЄСВ — 22 %,) помер 29.06.2024. Свідоцтво про смерть надано його дружиною 23.07.2024. Цього ж дня проведено остаточний розрахунок. Сума нарахованої зарплати за фактично відпрацьований час у червні 2024 року та компенсації за невикористані дні відпустки склала 28000 грн. Нараховані суми виплачені дружині працівника, який помер, на підставі її заяви 23.07.2024.
Припустимо, що підприємство ще не подавало Податковий розрахунок за ІІ квартал 2024 року. Тоді інформацію про припинення трудових відносин із працівником у зв’язку з його смертю воно зазначить у Д5 за ІІ квартал із типом «Звітний» так, як показано на рис. 3.
А ось відомості про нараховані суми будуть відображені в Д1 та 4ДФ за ІІІ квартал 2024 року так, як показано на рис. 4.
Загубили працівника
Запитання. Працівник був мобілізований у грудні 2023 року. У Д1 до Податкового розрахунку за І квартал 2024 року щодо нього не відобразили відомості про кількість днів у трудових відносинах. Добровільні нарахування мобілізованому працівнику не проводилися. Як виправити помилку?
Відповідь. Якщо підприємство ще не подавало Податковий розрахунок за ІІ квартал 2024 року, то воно може в Д1 за будь-який місяць цього кварталу сформувати на загубленого працівника рядки з кількістю днів у трудових відносинах та в графі 09 зазначити код типу нарахувань «2». Графу 25 не заповнюємо.
Наприклад, підприємство не відобразило в Д1 за місяці І кварталу кількість днів у трудових відносинах із мобілізованим працівником Барчуком Іваном Івановичем (основне місце роботи). Помилку виявлено при формуванні звітності за ІІ квартал 2024 року.
Підприємство в Д1 за квітень 2024 року, крім інформації про кількість днів у трудових відносинах у цьому місяці, зазначить відомості про трудові відносини в місяцях І кварталу так, як показано на рис. 5.
Увага! Ще один можливий варіант виправлення такої помилки — за допомогою уточненки за І квартал 2024 року. Якщо обираєте його, то формуєте з типом «Уточнюючий» Податковий розрахунок за І квартал 2024 року та Д1 до нього за січень, лютий та березень із загубленими рядками на працівника, проставляючи в графі 09 код «2».
Висновки
- Для цілей виконання вимоги про сплату ЄСВ з мінімалки суми відпускних відносимо до тих місяців, за дні яких вони нараховані. Порівняння з мінзарплатою проводимо місяць у місяць.
- Якщо особі, яка колись працювала на підприємстві (у ФОП), нараховано виплату за відпрацьований час, то її зазнаємо в Д1 з кодом типу нарахувань «1» у графі 09. У 4ДФ таку виплату колишньому працівникові зазначаємо з ознакою «127».
- Якщо трудові відносини припиняються у зв’язку зі смертю працівника, то дата припинення трудових відносин у відповідному наказі та в графі 10 Д5 — це дата смерті такого працівника.
- Якщо роботодавець не сформував у Д1 за минулий звітний період рядки з кількістю днів у трудових відносинах на мобілізованих працівників, то він може внести їх до Д1 за поточний звітний квартал, проставивши в графі 09 код типу нарахувань «2».
