Авансовий звіт щодо відрядження
Після відрядження працівник повинен надати документи до бухгалтерії. У які строки треба відзвітувати про відрядження? Чи завжди треба подавати авансовий звіт і що загрожує за його ненадання? Розберемо в статті.
Передусім зауважимо, що п. 170.9 ПКУ розмежовує (1) документальне підтвердження витрат, пов’язаних з відрядженням, і (2) складання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт* (далі — авансовий звіт). Авансовий звіт подається не завжди, а ось підтвердні документи треба надати в будь-якому разі.
* Затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 (у редакції наказу Мінфіну від 09.05.2023 № 239).
Коли потрібен авансовий звіт?
У яких випадках треба складати і подавати авансовий звіт, визначено п.п. 170.9.4 ПКУ:
Коли (не)потрібен авансовий звіт щодо відрядження
|
Авансовий звіт: |
Норма ПКУ |
Випадки |
|
— складається |
п.п. 170.9.4 ПКУ |
авансовий звіт обов’язково складається і подається у двох таких випадках: 1) при виникненні оподатковуваного доходу за п.п. 170.9.1 ПКУ (з метою розрахунку суми податку); 2) використання відрядженим готівки понад суму добових (у тому числі готівки, отриманої із застосуванням платіжних інструментів) |
|
— не складається |
авансовий звіт не складається і не подається — якщо підзвітна особа (працівник, що відряджається) застосовувала корпоративні або особисті платіжні інструменти (чи їх реквізити) для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових і за відсутності оподатковуваного доходу |
Таким чином, авансовий звіт щодо відрядження в обов’язковому порядку подається, якщо…
…виник оподатковуваний дохід. Оподатковуваний дохід виникає, якщо:
— є надміру витрачені кошти, своєчасно не повернені працівником (що перевищують документально підтверджені витрати на відрядження), або
— добові встановлені в розмірі, що перевищує неоподатковувану межу, встановлену п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Детальніше про добові див. статті «Добові витрати на відрядження: розмір та оподаткування» // «Податки & бухоблік», 2023, № 68 і «Добові при закордонних відрядженнях», 2024, № 75.
…використана готівка понад суму добових. У такому разі не важливо, яким способом була отримана готівка фізособою: видана з каси підприємства чи знята за допомогою платіжних інструментів (корпоративної або особистої платіжної картки). Важливе інше: якщо у відрядженні була витрачена (використана) готівка на інші цілі, окрім добових, — скажімо, оплачені готівкою витрати на проживання, проїзд та ін., тоді готівкові розрахунки (оплати) — під прицілом. Тому
у такому разі слід подати авансовий звіт (з підтвердними документами), щоб відзвітувати про готівкові витрати, здійснені у відрядженні (окрім власне сум добових — що не потребують документального підтвердження)
Приклад 1. Працівник отримав на особисту платіжну картку аванс на відрядження в сумі 5000 грн (добові становили 2700 грн). Він зняв з картки готівку в банкоматі в сумі 2000 грн для оплати проживання, проїзду, яка була повністю витрачена на зазначені цілі. Залишок невикористаних коштів (300 грн) повернув до каси підприємства після повернення з відрядження.
З одного боку, готівки було витрачено менше, ніж сума добових. Але, з іншого боку, це були не добові, а плата за проживання та проїзд.
На наш погляд, законодавець хотів передбачити надання авансового звіту щодо всіх готівкових витрат, окрім безпосередньо добових. Оскільки знята готівка була витрачена на цілі інші, ніж добові, то, вважаємо, безпечніше працівникові подати авансовий звіт про відрядження.
А ось якщо працівник у відрядженні: (1) зняв у банкоматі готівкою тільки (!) суму добових або (2) взагалі не знімав готівку, а здійснював розрахунки виключно в безготівковій формі (із застосуванням корпоративних або особистих платіжних інструментів або їх реквізитів) і при цьому не виник оподатковуваний дохід, то подавати авансовий звіт працівникові не треба.
Принагідно зауважимо: взагалі-то авансовий звіт передбачений тільки в разі видачі коштів на відрядження або під звіт. Проте податківці вважають, що він застосовується й у разі придбання працівником товарів для потреб підприємства за власні кошти (БЗ 109.14).
Якщо авансовий звіт необов’язковий
Втім, навіть якщо авансовий звіт не обов’язковий і подавати його не треба, це не звільняє працівника від обов’язку відзвітувати про понесені витрати (витрачені на відрядження кошти). Для цього
працівник повинен подати підтвердні документи (за їх наявності), а керівник — затвердити витрати
Детальніше про підтвердні документи см статтю «Підтвердні документи на відрядження» // «Податки & бухоблік», 2024, № 75.
Щоправда, якщо немає бажання за операціями щодо відрядження відмовлятися від звичного (зручного) авансового звіту, його можна складати й у випадках, коли він не обов’язковий. Оскільки наявність авансового звіту допоможе: (1) спростити підтвердження витрат і полегшити облік операцій бухгалтерією, (2) вирішити питання із затвердженням керівником витрат, здійснених працівником у відрядженні. У такому разі у внутрішніх документах підприємства (Положенні про службові відрядження), наприклад, можна прописати обов’язок осіб, що підзвітні / відряджаються, подавати авансовий звіт у будь-якому разі — незалежно від обставин.
У які строки треба відзвітувати про відрядження?
У які строки треба відзвітувати про відрядження, обумовлено п.п. 170.9.3 ПКУ і Порядком № 841*.
* Порядок складання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 (у редакції наказу Мінфіну від 09.05.2023 № 239).
Строки, в які треба відзвітувати про відрядження
|
Якщо подаються: |
Норма ПКУ |
Строки подання: |
|
Подання документів про відрядження |
||
|
— підтвердні документи (без авансового звіту) |
в загальному випадку — до закінчення місяця, що настає за місяцем, у якому завершено відрядження. Врахуйте, такий строк продовжується ще на місяць, якщо працівник використав для проведення розрахунків платіжні інструменти (їх реквізити) і при цьому списання коштів з рахунку підприємства або особового рахунку працівника відбулося після його повернення з відрядження |
|
|
— авансовий звіт |
якщо з підтвердними документами слід подати авансовий звіт, то його подають у ті самі строки, тобто в загальному випадку — до закінчення місяця, що настає за місяцем, у якому завершено відрядження. Проте такий строк продовжується ще на місяць, якщо працівник використав для проведення розрахунків платіжні інструменти (їх реквізити) і при цьому списання коштів з рахунку підприємства або особового рахунку працівника відбулося після його повернення з відрядження |
|
|
Примітка. Взагалі-то в ПКУ такі строки встановлені тільки при здійсненні особою, що відряджається (підзвітною), безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів (зокрема, корпоративних або особистих платіжних карток) або їх реквізитів. І про готівкові розрахунки нічого не говориться. Проте ситуацію врегулював Мінфін, установивши в п. 2 Порядку № 841 єдиний строк подання авансового звіту для всіх випадків, незалежно від форми розрахунків (готівкової / безготівкової). |
||
|
Повернення невикористаних (надміру витрачених) коштів — строки повернення |
||
|
— якщо не подається авансовий звіт |
п.п. 170.9.3 ПКУ, п. 3 Порядку № 841 |
до закінчення місяця, на який припадає граничний строк подання підтвердних документів (див. вище) |
|
— якщо подається авансовий звіт |
до або разом з поданням авансового звіту |
|
|
Примітка. Хоча в п.п. 170.9.3 ПКУ строки повернення встановлені тільки при здійсненні безготівкових розрахунків із застосуванням платіжних інструментів або їх реквізитів, Мінфін поширив ці строки і на готівкові розрахунки. А ось податківці чомусь у цьому випадку згадують Інструкцію про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджену наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59, і говорять про 3-денний строк повернення коштів після закінчення відрядження (див. БЗ 109.14), з чим ми не можемо погодитися. Детальніше див. «Повернення залишку коштів, виданих на відрядження» // «Податки & бухоблік», 2024, № 16. |
||
Отже, у більшості випадків на те, щоб відзвітувати, відводиться цілий календарний місяць після відрядження. Тому якщо працівник повернувся з відрядження, наприклад, 16 серпня 2024 року, то відзвітувати і повернути залишок невикористаних коштів треба до закінчення наступного місяця, тобто не пізніше за 30 вересня 2024 року.
Приклад 2. Працівник відділу маркетингу напралений у відрядження з 12.08.2024 по 16.08.2024. Аванс на відрядження виданий готівкою з каси підприємства в сумі 9000 грн. Добові за час відрядження становили 3500 грн (700 грн х 5 дн.). Працівник оплатив готівкою витрати на проїзд (1380 грн) і проживання (4000 грн). Після повернення з відрядження працівник надав авансовий звіт і повернув невикористаний залишок коштів (120 грн) до каси підприємства.
Авансовий звіт буде заповнений так.
Детальніше про заповнення авансового звіту див. статтю «Авансовий звіт: правила складання і приклад заповнення» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65, а при відрядженні за кордон — статтю «Заповнюємо авансовий звіт щодо закордонного відрядження: практичні ситуації і приклад» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65.
Якщо залишок коштів не повернений. Припустимо, що працівник, про якого йшлося в прикладі 2, не повернув залишок коштів (120 грн) до кінця місяця, на який припадає граничний строк подання авансового звіту, тобто до кінця вересня. В цьому випадку своєчасно неповернена сума потрапляє під оподаткування ПДФО і ВЗ (пп. 164.2.11, 170.9.1 ПКУ). Причому базу оподаткування:
— ПДФО (за ставкою 18 %) визначають з урахуванням натурального коефіцієнта 1,219512, встановленого п. 164.5 ПКУ (п. 3 Порядку № 841);
— ВЗ (за ставкою 1,5 %) — без застосуванням будь-яких коефіцієнтів (БЗ 126.05).
У результаті з доходу працівника за вересень довелося б утримати:
— ПДФО = 120 грн х 1,219512 х 18 % : 100 % = 26,34 грн і
— ВЗ = 120 грн х 1,5 % : 100 % = 1,80 грн
Зверніть увагу, що такі суми ПДФО і ВЗ утримуються за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу працівника (після його оподаткування) за відповідний місяць. А в разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів подальших звітних місяців до повної сплати ПДФО і ВЗ (п. 3 Порядку № 841).
Якщо не відзвітувати про відрядження?
А що коли працівник не надасть документи про відрядження? Треба зауважити, що за неподання авансового звіту та/або підтвердних документів як такої окремої відповідальності (якихось спеціальних штрафів) немає. Проте якщо працівник, що отримав, наприклад, готівкою аванс на відрядження, не відзвітує про витрачені кошти, то в такому разі не буде документального підтвердження витрат. Тому в місяці, на який припадає граничний строк подання авансового звіту, уся сума коштів (увесь виданий аванс) буде вважатися надміру витраченими коштами, включатися в оподатковуваний дохід працівника і підпадати під оподаткування — як неповернена сума коштів (з утриманням ПДФО зі ВЗ). А тому працівникам, що відряджаються, встановленими правилами краще не нехтувати.
Висновки
- За правилами авансовий звіт про відрядження подається не завжди, а тільки (1) якщо у працівника виникає оподатковуваний дохід та/або (2) використана готівка понад суму добових.
- Навіть якщо авансовий звіт не обов’язковий (не подається), працівник усе одно повинен відзвітувати про понесені витрати і надати підтвердні документи про відрядження. Втім, на розсуд підприємства може бути вирішено, що авансовий звіт (разом з підтвердними документами) подається працівниками щодо відряджень у будь-якому разі.
- Відзвітувати про відрядження (подати авансовий звіт та/або підтвердні документи) треба до закінчення місяця, що настає за місяцем, у якому завершено відрядження. У цей же строк працівник повинен повернути невикористані (надміру витрачені) кошти.
Джерело: https://buhgalter.com.ua/articles/buhgalterskiy-oblik/avansoviy-zvit-shchodo-vidryadzhennya/
