Компенсація відпустки при звільненні: чи варто економити на ЄСВ?
Ситуація. Бухгалтер підприємства завжди нараховував і виплачував відпускну компенсацію при звільненні в останній день роботи працівника. Відповідно цього ж дня сплачувалися податки та ЄСВ. Однак дізнавшися про те, що в разі нарахування компенсації в місяці, наступному після звільнення, можна уникнути сплати ЄСВ, він задався питанням: «А чи не зробити це постійною практикою заради економії?». Якщо вам також цікаво, чи можлива подібна економія, читайте нашу статтю.
Зміст статті:
У разі звільнення працівника роботодавець зобов’язаний виплатити йому грошову компенсацію за всі не використані ним дні щорічної відпустки та додаткової соціальної відпустки на дітей (за наявності права на неї). Такий обов’язок установлений ст. 24 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504-96/ВР. Виконувати його роботодавцю треба й під час дії воєнного стану. Про це прямо сказано в ч. 1 ст. 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX (далі — Закон № 2136).
Які ж строки встановлені законодавством для виплати відпускної компенсації при звільненні працівника? І яка відповідальність передбачена за їх недотримання? Розповідаємо.
Строки нарахування та виплати компенсації
Виплата компенсації при звільненні за дні невикористаної відпустки, як і інших сум, що належать працівнику від підприємства, провадиться в день звільнення (див. ст. 47 та 116 КЗпП). Цього ж дня роботодавець зобов’язаний видати працівнику копію наказу (розпорядження) про звільнення та письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні із зазначенням окремо кожного виду виплати.
Якщо працівник у день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені йому не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок. Відповідно повідомлення про нараховані та виплачені суми роботодавець має надати працівнику в такий день проведення виплати (ст. 116 КЗпП).
Таким чином,
роботодавець нараховує виплати, на які має право працівник, зокрема й відпускну компенсацію, в день його звільнення. Щодо виплати, то тут усе залежить від того, чи працював працівник у день звільнення
Якщо роботодавець і нараховує, і виплачує працівнику відпускну компенсацію після дати його звільнення, він не дотримується мінімальних державних гарантій в оплаті праці. За таке порушення Держпраці може накласти штраф у розмірі 2 мінімальних заробітних плат (до кінця 2024 року — 16000 грн) за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення (абзац п’ятий ч. 2 ст. 265 КЗпП).
Водночас у разі виконання припису Держпраці та усунення такого виявленого порушення у визначені приписом строки штрафні санкції накладатися не повинні (абзац п’ятнадцятий ст. 265 КЗпП). До того ж у період дії воєнного стану в разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових перевірок, штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються (ч. 3 ст. 16 Закону № 2136).
Зауважте також, що таке порушення вимог законодавства про працю може призвести й до накладення адмінштрафу на посадових осіб підприємства (ФОП) у загальному розмірі від 510 до 1700 грн згідно зі ст. 41 КУпАП.
Крім того, у разі несвоєчасної виплати з вини роботодавця належних звільненому працівникові сум роботодавець повинен виплатити такому працівнику ще й середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку, але не більш як за 6 місяців (ст. 117 КЗпП).
Тож, як бачите, ігнорувати строки, встановлені для нарахування та виплати відпускної компенсації, — задоволення не з дешевих. Із трудовим законодавством зрозуміло. А що говорить податкове законодавство про запізнілу компенсацію?
Податки
Зобов’язання з ПДФО (та ВЗ) виникають у випадку нарахування (виплати / надання) доходу (див. п. 168.1 ПКУ). Відповідно, якщо дохід не був ані нарахований, ані виплачений (наданий), то питання утримання податку / збору з такого доходу не виникає. Розглянемо, як це працює у випадку з компенсацією.
Коли грошова компенсація за невикористану відпустку нараховується найманому працівнику, що перебуває з підприємством у трудових відносинах (зокрема, у день звільнення), то її сума входить до складу додаткової зарплати, як оплата за невідпрацьований час (див. п.п. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5, далі — Інструкція № 5). Тому таку відпускну компенсацію оподатковуємо як звичайну зарплату. За наявності права на податкову соціальну пільгу (ПСП) зменшуємо базу оподаткування ПДФО на її суму. Утримуємо ПДФО за ставкою 18 % та ВЗ за ставкою 1,5 % (див. п.п. 164.2.1 та п.п. 1.2 п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). У розд. І 4 ДФ суму такої компенсації зазначаємо у складі заробітної плати з ознакою доходу «101».
Інша ситуація. Відпускна компенсація нараховується колишньому працівнику, який на день її нарахування вже не перебуває з підприємством (ФОП) у трудових відносинах. У такому разі податківці розглядають цей дохід як інший оподатковуваний дохід (п.п. 164.2.20 ПКУ) та пропонують його відображати в розд. І 4ДФ за місяць нарахування / виплати з ознакою «127» (див. БЗ 103.25). Зверніть увагу, що застосувати ПСП до такого іншого доходу вже не вийде. Щодо ставок, то ПДФО утримуємо за ставкою 18 %, ВЗ — за ставкою 1,5 %. Другий момент — ця виплата увійде до бази оподаткування ПДФО та ВЗ того місяця, в якому вона була фактично нарахована.
Сплатити ПДФО та ВЗ із компенсації відпустки слід одночасно з її виплатою, якщо виплату здійснюють готівкою, отриманою в банку, або шляхом перерахування на банківський рахунок працівника. Якщо виплачуєте компенсацію готівкою з каси підприємства (за рахунок грошових коштів, які не були отримані в банку на зазначені цілі, а надійшли до каси, наприклад, як виручка), то ПДФО та ВЗ треба сплатити протягом 3 операційних днів з дня, що настає за днем нарахування (виплати, надання) доходу. У разі, коли компенсацію нарахували, але так і не виплатили, ПДФО та ВЗ треба перерахувати до бюджету не пізніше 30 календарних днів, що настають за місяцем нарахування доходу (див. пп. 168.1.2 ПКУ, 168.1.4, 168.1.5, а також п.п. 1.4 п. 161 підрозд. 10 розд. XX ПКУ).
Як бачите, з ПДФО та ВЗ усе спокійно. Нарахування в поточному місяці своєчасно не нарахованої компенсації не призводить до негативних наслідків для податкового агента. А ось колишній працівник може втратити на сумі доходу «на руки» через незастосування ПСП. Переходимо до порушника нашого спокою — ЄСВ.
Єдиний внесок
Традиційно починаємо зі стандартної ситуації, коли компенсація нараховується працівникові в день його звільнення чи раніше. Оскільки компенсація за невикористані дні відпустки є додатковою заробітною платою, то її сума входить до бази нарахування ЄСВ (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI, далі — Закон № 2464). Ставка внеску в загальному випадку — 22 %, якщо ж особа має інвалідність (є засвідчена копія довідки до акта огляду МСЕК) — 8,41 %.
У Д1 Податкового розрахунку компенсацію за невикористані дні відпустки, нараховану своєчасно в місяці звільнення працівника, показують у складі його заробітної плати. Окремо відображати відпускну компенсацію на кшталт відпускних не треба.
ЄСВ із суми своєчасно нарахованої відпускної компенсації сплачуємо одночасно з отриманням коштів для її виплати в банку або перерахуванням її суми на рахунок працівника. Якщо компенсацію нарахували в місяці звільнення, але не виплатили, ЄСВ треба сплатити до бюджету не пізніше 20-го (для гірничих підприємств — не пізніше 28-го) числа місяця, що настає за місяцем нарахування (див. абзаци перший, другий ч. 8 ст. 9 Закону № 2464).
Наступна ситуація. Компенсація за невикористані дні відпустки нарахована колишньому працівнику, тобто особі, яка на момент її нарахування вже не перебуває з підприємством (ФОП) у трудових відносинах. У такому випадку слід керуватися приписами абзацу другого ч. 2 ст. 7 Закону № 2464. Ними визначено, що в разі нарахування особі після звільнення зарплати за відпрацьований час або згідно з рішенням суду — середньої зарплати за вимушений прогул сума такої зарплати є базою нарахування ЄСВ.
Проте компенсація за невикористану відпустку віднесена п.п. 2.2.12 Інструкції № 5 до виплат за невідпрацьований час. Саме тому
відпускну компенсацію, нараховану вже колишньому працівнику після його звільнення, до бази нарахування ЄСВ не включають та ЄСВ на її суму не нараховують
Із цим погоджуються й податківці, зокрема, в роз’яснені БЗ 201.03 та в листі Офісу ВПП ДФС від 15.02.2019 № 557/ІПК/28-10-27-01-11 (ср. 025135600).
Якщо маємо справу з відпускною компенсацією, нарахованою після звільнення, яка не є базою нарахування ЄСВ, то в Д1 її суму не показуємо.
Отже, разом із вами ми з’ясували всі наслідки нарахування та виплати компенсації за невикористані дні відпустки після звільнення працівника, тобто з порушенням трудового законодавства. Чи варта гра свічок? Вирішувати вам. На нашу думку, не варта, оскільки середній заробіток за затримку розрахунку при звільненні та можливі трудові штрафи можуть «з’їсти» всю економію від ЄСВ.
Висновки
-
У разі звільнення працівника роботодавець зобов’язаний нарахувати та виплатити йому в день звільнення компенсацію за всі дні не використаної ним щорічної відпустки та додаткової відпустки на дітей (за наявності права на неї).
-
Ненарахування та невиплата відпускної компенсації у встановлені КЗпП строки можуть загрожувати роботодавцю штрафом у дві мінімалки за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення.
-
Відпускну компенсацію, нараховану колишньому працівнику після звільнення, оподатковують у складі іншого оподатковуваного доходу (п.п. 164.2.20 ПКУ) та зазначають у розд. І 4 ДФ з ознакою доходу «127».
-
Якщо відпускна компенсація нарахована колишньому працівнику (тобто особі, яка на момент її нарахування вже не перебуває з підприємством (ФОП) у трудових відносинах), то на неї не нараховують ЄСВ та її суму не зазначають у Д1.
