Компенсація відпустки: настав час двох розрахункових періодів
З 12 вересня 2023 року* при обчисленні компенсації за невикористану відпустку розрахунковий період визначають за спеціальною нормою. Наслідком її застосування стало те, що починаючи з лютого 2024 року у багатьох випадках розрахунку відпускної компенсації матимемо справу одразу з двома розрахунковими періодами й, відповідно, з двома середньоденними зарплатами. Подробиці щодо цього дізнавайтеся з нашої статті.
* Дата набрання чинності змінами до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 № 100.
Перш за все зробимо акцент на тому, що в цій статті розглядаємо порядок обчислення середньоденної зарплати для визначення суми відпускної компенсації.
Що стосується розрахунку середньоденної зарплати для визначення суми відпускних, то він наразі не зазнав змін.
Проте якщо працівнику потрібно виплатити грошову компенсацію за невикористані дні відпустки, приєднуйтесь до розмови!
Коли виплачуємо компенсацію?
У питаннях виплати компенсації за невикористані дні відпусток головують ст. 83 КЗпП та ст. 24 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР. Розглянемо, в яких випадках та які відпустки підлягають компенсації.
Відпускна компенсація виплачується роботодавцем у разі:
1) звільнення працівника. Компенсації підлягають всі невикористані працівником дні:
- щорічної відпустки (основної та додаткової);
- соціальної додаткової відпустки на дітей (у разі наявності права на неї).
Інші види оплачуваних відпусток звичайні роботодавці не компенсують;
2) призову/прийняття працівника на військову службу, якщо такий працівник виявив бажання отримати компенсацію. Про таке бажання працівник повинен повідомити роботодавця у відповідній заяві. Цю заяву слід подати не пізніше останнього дня місяця, в якому працівник був увільнений від роботи у зв’язку з призовом/прийняттям на військову службу. Компенсацію можна отримати за всі не використані ним дні:
- щорічної відпустки;
- соціальної додаткової відпустки на дітей (у разі наявності права на неї);
3) використання працівником не менше ніж 24 календарних днів щорічної відпустки за відповідний робочий рік та виявленого бажання отримати компенсацію за решту невикористаних днів відпустки за такий робочий рік. Тобто якщо у працівника загальна тривалість щорічної (основної та додаткової) відпустки за робочий рік перевищує 24 календарних дні, то відгулявши обов’язкові 24 календарних дні, він має право на отримання грошової компенсації за решту днів такої відпустки (див. лист Мінекономіки від 03.05.2023 № 4706-05/20086-09). Як ви вже зрозуміли, в цьому випадку компенсувати грошима можна лише частину щорічної відпустки за відпрацьований робочий рік.
Увага! Щодо останніх двох випадків виплати компенсації (пункти 2 та 3), то зауважте, що отримати грошову компенсацію без звільнення можуть тільки працівники старше 18 років.
З випадками, при настанні яких можлива виплата відпускної компенсації, визначилися. Далі підраховуємо кількість днів відпустки, що підлягають компенсації.
Дні відпустки, які компенсуємо
Сьогодні кадровику потрібно визначити:
1) загальну кількість календарних днів, що підлягають компенсації;
2) кількість календарних днів відпустки, на які працівник набув право до 31.12.2023.
Це допоможе бухгалтеру правильно визначити суму компенсації з урахуванням нововведень, які запрацювали з 12.09.2023. Відповідно і
в наказі про звільнення (виплату компенсації) рекомендуємо зазначати загальну кількість календарних днів відпустки, що підлягають компенсації, та в тому числі тих, право на які набуто до 31.12.2023
Якщо компенсуєте щорічну основну відпустку, то для розрахунку кількості календарних днів, що підлягають компенсації, рекомендуємо скористатися механізмом, запропонованим Мінсоцполітики у листі від 28.10.2016 № 616/13/116-16.
Після того, як кількість днів визначили, обчислюємо середньоденну зарплату.
Обчислення середньої зарплати
При розрахунку відпускної компенсації керуємося Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.95 № 100 (далі — Порядок № 100).
За загальним правилом обчислення середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю виплати компенсації (абзац перший п. 2 Порядку № 100).
Водночас
обчислення компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31.12.2023, проводиться виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році
Це вимога абзацу другого п. 2 Порядку № 100.
Тобто маємо два різних підходи у визначенні розрахункового періоду залежно від того, коли працівник набув право на дні відпустки, що компенсуються, — до 31.12.2023 чи після цієї дати.
Відповідно якщо працівнику потрібно компенсувати дні відпустки, набуті до 31.12.2023 та після, то починаючи з лютого 2024 року матимемо два розрахункових періоди, два «набори» днів та виплат, що беруть участь у розрахунку середньої зарплати, та дві середні зарплати. Та й сама компенсація складатиметься з двох частин: за відпустки, право на які набуто до 31.12.2023 та після цієї дати (див. роз’яснення Мінекономіки від 01.02.2024).
При цьому формули для обчислення кожної частини компенсації залишилися незмінними. З урахуванням реалій сьогодення (відсутність святкових та неробочих днів в розрахункових періодах), середньоденну зарплату (ЗПсер) в загальному випадку знаходимо так:
ЗПсер = ЗП : (К - Ч),
де ЗП — сума зарплати та інших виплат за розрахунковий період, що беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати;
К — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
Ч — час у розрахунковому періоді, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, а також час, за який відсутні дані про нараховану заробітну плату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану.
Якщо у розрахунковому періоді відсутня зарплата чи у працівника відсутній розрахунковий період, то розрахунок середньої зарплати проводимо з окладу/тарифної ставки, встановлених на час розрахунку (зокрема, на дату звільнення). Якщо ж оклад нижчий за мінзарплату (далі — МЗП), встановлену на час розрахунку, то розрахунок проводимо з МЗП. Це справедливо й для ситуації, за якої розрахунок проводиться за місяці 2023 року (див. лист Мінекономіки від 03.01.2024 № 4707-05/572-09 та роз’яснення від 01.02.2024). Тобто
якщо середню зарплату обчислюємо з окладу/ставки (МЗП), то їх розмір беремо на час розрахунку, навіть якщо розрахунковий період склали місяці 2023 року
Також ураховуємо зайнятість працівника.
Формула для розрахунку середньоденної зарплати (ЗПсер) в цьому випадку матиме такий вигляд:
ЗПсер = ОМЗП х З х 12 : К,
де ОМЗП — оклад працівника, а якщо він менший за МЗП, то МЗП на час розрахунку;
З — зайнятість працівника. Якщо у працівника повна зайнятість, то З = 1. Якщо ж він працює на умовах неповного робочого часу, то З = частка штатної одиниці, яку обіймає працівник (0,25, 0,5, 0,75 тощо);
12 — кількість місяців умовного розрахункового періоду.
Перейдемо до визначення розрахункових періодів.
Визначаємо розрахункові періоди
Право на відпустки набуто до 31.12.2023. Використовуємо спецнорму. Якщо працівник перебував у трудових відносинах протягом всього 2023 року, то розрахунковий період — це січень — грудень 2023 року.
У разі коли працівник перебував у трудових відносинах не увесь 2023 рік, розрахунковий період складуть повні календарні місяці 2023 року в трудових відносинах
Якщо працівник був прийнятий на роботу в грудні 2023 року, проте не з першого робочого дня цього місяця (немає жодного повного місяця в трудових відносинах у 2023 році), то визначаємо умовний розрахунковий період. Його складуть 12 місяців 2023 року — січень — грудень. А сам розрахунок середньої проводимо з окладу (МЗП) на час розрахунку (див. формулу вище).
Право на відпустки набуто з 01.01.2024. У загальному випадку розрахунковий період складуть 12 календарних місяців, що передують місяцю звільнення (видання наказу про виплату компенсації, якщо компенсація виплачується без звільнення).
Якщо працівник пропрацював менше року, то розрахунковий період — це фактична кількість повних місяців у трудових відносинах (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю звільнення (видання наказу про виплату компенсації).
При визначенні розрахункового періоду в обох випадках враховуйте правило першого робочого дня. Якщо працівника прийнято на роботу не з першого числа місяця, проте дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховується до розрахункового періоду як повний місяць (абзац третій п. 2 Порядку № 100).
Закріпимо сказане на прикладах.
Приклад 1. Працівника, який працює на підприємстві з 2019 року, було увільнено від роботи з 5 лютого 2024 року у зв’язку з мобілізацією. У лютому він подав заяву з проханням виплатити йому компенсацію за всі невикористані дні щорічної відпустки. Відповідно до наказу про виплату компенсації загальна кількість календарних днів щорічної відпустки, що підлягає компенсації, — 14 к. дн., в тому числі 12 к. дн., на які працівник набув право до 31.12.2023.
Визначаємо два розрахункових періоди.
Один — для обчислення компенсації за 12 к. дн. відпустки, на які працівник набув право до 31.12.2023, це — січень — грудень 2023 року (місяці 2023 року).
Другий — для обчислення компенсації за 2 к. дн. відпустки (14 к. дн. - 12 к. дн.), зароблені у 2024 році, це — лютий 2023 року — січень 2024 року (12 місяців, що передують місяцю, на який припала мобілізація).
Приклад 2. Працівниця, яка була прийнята на роботу з 3 квітня 2023 року (перший робочий день місяця), звільняється 27 лютого 2024 року. Відповідно до наказу про звільнення їй потрібно виплатити компенсацію загалом за 22 к. дн. невикористаної щорічної відпустки, в тому числі за 18 к. дн., на які набуто право до 31.12.2023. Також слід виплатити компенсацію за 10 к. дн. соціальної відпустки на дітей за 2024 рік.
Визначаємо два розрахункових періоди.
Один — для обчислення компенсації за 18 днів щорічної відпустки, зароблених до 31.12.2023 року, це — квітень — грудень 2023 року (повні місяці 2023 року в трудових відносинах). Зверніть увагу, що квітень включаємо до розрахункового періоду, оскільки 3 квітня (день прийняття на роботу) є першим робочим днем цього місяця.
Другий — для розрахунку компенсації за 4 к. дн. щорічної відпустки (22 к. дн. - 18 к. дн.) та 10 днів соціальної відпустки на дітей, право на які було набуто з 01.01.2024. Цей розрахунковий період складуть квітень 2023 року — січень 2024 року (повні місяці, що передують місяцю звільнення).
Приклад 3. Працівник, якого було прийнято на роботу з 4 грудня 2023 року, звільняється 28 лютого 2024 року. Відповідно до наказу про звільнення загальна кількість календарних днів щорічної відпустки, що підлягає компенсації, — 6 к. дн., у тому числі 2 к. дн., право на які набуто до 31.12.2023.
Визначаємо два розрахункових періоди.
Один — для обчислення компенсації за 2 к. дн. відпустки, на які працівник набув право до 31.12.2023, це — січень — грудень 2023 року. Такий розрахунковий період є умовним, оскільки у працівника немає жодного повного місяця в трудових відносинах у 2023 році.
Другий — для обчислення компенсації за 4 к. дн. відпустки (6 к. дн. - 2 к. дн.), зароблені у 2024 році, це — січень 2024 року (єдиний повний календарний місяць у трудових відносинах, що передує місяцю звільнення).
Після того, як визначили розрахункові періоди, окремо у кожному з них підраховуємо кількість календарних днів та визначаємо виплати, що візьмуть участь у розрахунку середньоденної зарплати.
Дні та виплати у розрахунковому періоді
Увага! Працюємо з кожним розрахунковим періодом окремо!
Дні у розрахунку. Тут усе стандартно. Із загальної кількості календарних днів у розрахунковому періоді віднімаємо (абзац сьомий п. 2 Порядку № 100):
1) час, протягом якого працівник згідно із законом не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (час відпустки без збереження зарплати, призупинення дії трудового договору, військової служби, за який не зберігалася середня зарплата; час простою, оплаченого частково, а саме в розмірі меншому, ніж середній заробіток, неоплачуваних лікарняних тощо);
2) час, за який відсутні дані про нараховану заробітну плату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану.
Отримана кількість днів далі візьме участь в обчисленні середньої.
Виплати у розрахунку. Для обох розрахункових періодів діють загальні правила включення виплат до розрахунку (див. лист Мінекономіки від 17.09.2023 № 4707-05/49717-09). Тому:
- суми нарахованої зарплати, крім премій та інших заохочувальних виплат за підсумками роботи за певний період, а також лікарняні та допомогу по вагітності та пологах враховуємо у тому місяці, за який вони нараховані;
- премії та інші заохочувальні виплати за підсумками роботи за певний період враховуємо в заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця, в якому вони нараховані.
Числові приклади
Приклад 4. Працівник, якого було прийнято на роботу з 1 листопада 2023 року, звільняється 27 лютого 2024 року. Відповідно до наказу про звільнення, загальна кількість календарних днів щорічної відпустки, що підлягає компенсації, — 8 к. дн., у тому числі 4 к. дн., право на які набуто до 31.12.2023.
Загальна сума зарплати, нарахованої за місяці 2023 року, склала 40000 грн. Зарплата працівника за січень 2024 року — 20000 грн. Зазначені місяці відпрацьовані повністю.
1. Розрахунок середньоденної зарплати та суми компенсації за 4 дні щорічної відпустки, накопичені до 31.12.2023.
Розрахунковий період — листопад та грудень 2023 року.
Кількість календарних днів у ньому — 61.
Середньоденна зарплата:
40000 грн : 61 к. дн. = 655,74 грн/к. дн.
Сума компенсації за дні відпустки, накопичені до 31.12.2023:
655,74 грн/к. дн. х 4 к. дн. = 2622,96 грн.
2. Розрахунок середньоденної зарплати та суми компенсації за 4 дні щорічної відпустки, зароблені після 01.01.2024.
Розрахунковий період — листопад 2023 року — січень 2024 року.
Кількість календарних днів у ньому — 92.
Середньоденна зарплата:
(40000 грн + 20000 грн) : 92 к. дн. = 652,17 грн/к. дн.
Сума компенсації за дні відпустки, накопичені з 01.01.2024:
652,17 грн/к. дн. х 4 к. дн. = 2608,68 грн.
3. Обчислення загальної суми компенсації: 2622,96 грн + 2608,68 грн = 5231,64 грн.
Приклад 5. Працівник працює на підприємстві з 2022 року, займає 0,5 штатної одиниці. Протягом всього 2023 року він не працював у зв’язку з призупиненням дії трудового договору. Його оклад у 2023 році становив 14000 грн.
Січень 2024 року відпрацьований повністю. Увесь лютий працівник перебував у відпустці без збереження зарплати. 4 березня працівник звільняється. При звільненні йому слід виплатити компенсацію за 20 невикористаних днів щорічної відпустки, в тому числі за 18 днів щорічної відпустки, що накопичені до 31.12.2023. Оклад працівника з 01.01.2024 — 16000 грн. Зарплата за січень з урахуванням зайнятості склала 8000 грн.
1. Розрахунок середньоденної зарплати та суми компенсації за 18 днів щорічної відпустки, накопичених до 31.12.2023.
Розрахунковий період — січень — грудень 2023 року. На весь цей період припадає час призупинення дії трудового договору, який підлягає виключенню із загальної кількості днів у розрахунковому періоді. Це призведе до того, що в розрахунковому періоді не буде не тільки виплат, а ще й днів.
У такому випадку визначаємо умовний розрахунковий період. Його складуть ті ж самі січень — грудень 2023 року, тобто 12 повних місяців 2023 року у трудових відносинах.
Кількість календарних днів у розрахунковому періоді — 365.
Розрахунок проводимо з окладу (16000 грн), оскільки його розмір вищий за МЗП (7100 грн). Зверніть увагу, і оклад, і МЗП беремо на дату звільнення. Те, яким був оклад працівника у 2023 році, — не важливо.
Середньоденна зарплата дорівнює:
16000 грн х 0,5 шт. од. х 12 міс. : 365 к. дн. = 263,01 грн/к. дн.
Сума компенсації за дні відпустки, накопичені до 31.12.2023, складе:
263,01 грн/к. дн. х 18 к. дн. = 4734,18 грн.
2. Розрахунок середньоденної зарплати та суми компенсації за 2 дні щорічної відпустки, зароблені після 01.01.2024.
Розрахунковий період — березень 2023 року — лютий 2024 року. Із загальної кількості днів у розрахунковому періоді (366 к. дн.) віднімаємо дні призупинення дії трудового договору (березень — грудень 2023 року, 306 днів) та дні відпустки без збереження зарплати (лютий 2024 року, 29 днів).
Кількість днів у розрахунковому періоді: 366 к. дн. - 306 к. дн. - 29 к. дн. = 31 к. дн.
Середньоденна зарплата: 8000 грн : 31 к. дн. = 258,06 грн/к. дн.
Сума компенсації за 2 дні щорічної відпустки, зароблені після 01.01.2024, складає:
258,06 грн/к. дн. х 2 к. дн. = 516,12 грн.
3. Обчислення загальної суми компенсації за 20 днів невикористаної відпустки.
Сума відпускної компенсації, належної при звільненні працівника у березні:
4734,18 грн + 516,12 грн = 5250,30 грн.
Висновки
- Для обчислення компенсації за дні відпустки, право на які було набуто до 31.12.2023 і після цієї дати, визначають різні розрахункові періоді й, відповідно, різні середньоденні зарплати.
- Розрахунковий період для обчислення компенсації за дні відпустки, накопичені до 31.12.2023, — це повні місяці у трудових відносинах у 2023 році, а за дні відпустки, накопичені з 01.01.2024, — у загальному випадку 12 місяців, що передують місяцю виплати компенсації.
- Якщо середньоденну зарплату обчислюємо виходячи з окладу/ставки чи МЗП, то їх розмір беремо на час розрахунку, зокрема, на дату звільнення.
