Результати інвентаризації: відображаємо в обліку

Дата: 02.11.2023 08:30

Кількість переглядів: 506

Підбиття підсумків — найбільш відповідальний етап інвентаризації. Ідеальний варіант — коли не виявлено жодних відхилень. Тобто немає ані лишків, ані нестач. Але так буває не завжди. Тому у такому разі постає питання: як врегулювати розбіжності між фактичною наявністю активів і обліковими даними? Розбираємось.

Процес проведення самої інвентаризації залишимо поза увагою. Зараз поговоримо про те, що відбувається після оформлення матеріалів інвентаризації.

Так, після оформлення матеріали інвентаризації передають для перевірки до бухгалтерії установи. Там визначають правильність підрахунків у описах та актах, проставляють кількісні та вартісні показники у відповідних рядках та порівнюють дані бухобліку з даними про фактичну наявність цінностей.

Якщо будуть виявлені розбіжності між фактичною наявністю матеріальних цінностей та обліковими даними, то ці факти наводять у Звіряльних відомостях.

Але підсумковий документом інвентаризації – це Протокол інвентаризаційної комісії. У ньому зазначають, зокрема:

• причини нестач, втрат і лишків;
• пропозиції щодо заліку внаслідок пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач із зазначенням причин виникнення та вжитих заходів щодо їх запобігання.

Розглянути та затвердити протокол інвентаризаційної комісії повинен керівник установи. На це відводиться 5 робочих днів після завершення інвентаризації.

Саме на підставі затвердженого протоколу бухгалтерія відображає результати інвентаризації в обліку і звітності того звітного періоду, у якому закінчена інвентаризація. 

Як же правильно урегулювати розбіжності між фактичною наявністю активів і обліковими даними?

Відповідь на це запитання містить п. 4 розд. IV Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879. Узагальнемо її в таблиці: 

Як оцінити лишки та нестачи?

Лишки.

Провести оцінку лишків може комісія установи, оформив це актом оцінки (довільної форми). При цьому зовсім не обов’язково залучати для цього професійного оцінювача.

Оцінка лишків проводиться за справедливою вартістю.

Проте для оцінки земельних ділянок, будівель та споруд (у тому числі незавершеного будівництва), транспортних засобів, виявлених як лишки, ліпше звернутися до суб’єкта оціночної діяльності. Звісно, послуги оцінювачів не безкоштовні.

Лишки запасів комісія оцінює за чистою вартістю реалізації, якщо планується їх продаж. Але якщо запаси будуть використані у господарській діяльності установи, то комісія визнає їх в оцінці можливого використання. Це зазначено в абз. 5 п. 24 розд. ІІ Методрекомендацій з бухобліку запасів, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11. Таку оцінку можна визначити виходячи з вартості подібних запасів за наявності їх на балансі з урахуванням ступеня їх придатності.

Важливо: на суму виявлених лишків до закінчення звітного місяця до органу Казначейства слід подати Довідку про надходження в натуральній формі.

Надходження у вигляді лишків є складовою доходів спецфонду бюджету. Тож на суму оприбуткованих активів потрібно внести зміни до кошторису в частині спеціального фонду за власними надходженнями.

При оприбуткуванні раніше не врахованих на балансі активів (основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів, запасів, МШП тощо), які виявлено в результаті інвентаризації та використовуватимуться для потреб установи, дохід відображається за субрахунком 7112 «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих в балансі». У Довідці про надходження в натуральній формі слід зазначити код доходів 25010200 «Надходження бюджетних установ від додаткової (господарської) діяльності».

Якщо ж надлишки активів оприбутковано з метою їх подальшого продажу (реалізації), то дохід відображається за субрахунком 7211 «Дохід від реалізації активів». У Довідці про надходження в натуральній формі слід зазначити код доходів 25010400 «Надходження бюджетних установ від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого майна)».

Нестачи.

Визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей здійснюється відповідно до Порядку, затвердженого постановою КМУ від 22.01.96 № 116.

За загальним правилом розмір збитку від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матцінностей слід визначати шляхом проведення незалежної оцінки. Для цього слід звернутися до суб'єкта оціночної діяльності.

Але в деяких випадках, крім професійних оцінювачів, це можуть зробити й органи державної влади та ОМС самостійно. У такому разі проводять стандартизовану оцінку.Це передбачено Методикою оцінки майна, затвердженою постановою КМУ від 10.12.2003 № 1891.

Стандартизовану оцінку збитків проводять, зокрема, у таких випадках:

• відсутність вихідних даних, що містять інформацію про пошкоджене майно до та після його розкрадання, нестачі, знищення, псування, крім даних бухгалтерського обліку;
• неможливість особистого огляду пошкодженого майна виконавцем оцінки, що не дає йому змоги отримати відомості про стан майна до та після розкрадання, нестачі, знищення, псування;
• завдання майнової шкоди внаслідок неправомірних дій з грошовими коштами.

Залежно від обставин результати такої оцінки комісія установи відображає в Акті оцінки збитків, складеному за формою згідно з додатками 12, 13 або 15 до Методики оцінки майна.

Після отримання висновку рецензента про достовірність оцінки майна, Акт оцінки повинен затвердити керівник установи.

Важливо: розмір збитку має бути визначено на день добровільного відшкодування винною особою суми збитку або на день подання до суду позову про стягнення збитків (ч. 3 ст. 225 ГКУ).

Залишок коштів (за наявності) після відшкодування завданих установі збитків з урахуванням фактичних витрат на відновлення (придбання) матеріальних цінностей підлягає перерахуванню до тогобюджету, за рахунок якого утримується установа (п. 10 Порядку № 116).

Пам'ятайте про те, що у разі виникнення нестач або втрат матеріальних цінностей внаслідок зловживань про це слід повідомити правоохоронні органи. У такому разі необхідно підготувати і подати правоохоронцям документи про право власності на викрадене майно та довідку про його балансову вартість. На це відведено 5 днів з моменту виявлення нестачі. Одночасно з цим необхідно на суму нестач і втрат подати цивільний позов до суду для стягнення відшкодування з винної особи (п. 7 розд. IV Положення № 879).

В бухобліку списання нестач відображається як вибуття активів. А ось подальший облік нестач залежить від того, встановлені винуватці чи ні.

У разі, якщо винну особу встановлено, суму збитку слід віднести на її рахунок. При цьому суму завданої шкоди слід відобразити за дебетом субрахунку 2115 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків». Одночасно на суму збитку, віднесеного на рахунок винної особи, у частині витрат на відновлення показується дохід за субрахунком 7111 «Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)» (пп. 1.33, 3.20 Типової кореспонденції).

Збиток на рахунок винної особи доцільно відносити:

• або коли є звернення цієї особи про відшкодування збитків, закріплене її заявою;
• або коли особу визнано винною судом і є ухвала (рішення) про стягнення з неї завданого збитку.

Зобов’язання перед бюджетом на суму залишку коштів (за наявності) відображається за субрахунком 6312 «Інші розрахунки з бюджетом».

Якщо винна особа не встановлена, суму невідшкодованих нестач та втрат слід відносити на позабалансовий субрахунок 073 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей».

Позабалансовий облік таких нестач слід вести до моменту встановлення винуватців або закриття кримінального провадження відповідно до законодавства (абз. 5 п. 4 розд. IV Положення № 879).

Важливо: безпосередньо факт відкриття кримінального провадження або зупинення досудового розслідування не є підставою для списання нестач з позабалансового обліку. Передусім це стосується крадіжок та інших протиправних діянь, результатом яких стало знищення (псування) матеріальних цінностей. Аби списати нестачу з позабалансового обліку, необхідно мати документ, який підтверджує завершення кримінального провадження. Таким документом є постанова прокурора або слідчого про закриття кримінального провадження. 

Пересортиця

Крім нестач та лишків можливий й інший вид інвентаризаційних розбіжностей — пересортиця. Фактично це одночасно нестача і лишки матеріальних цінностей одного найменування, але різного сорту. У такому разі виникає потреба перевести матеріали одного сорту в інший.

Пересортиця властива лише запасам і є результатом порушення порядку їх приймання, зберігання і внутрішнього переміщення. Іноді причиною пересортиці може стати і звичайна неуважність матеріально відповідальної особи, яка відпускає запаси.

Як врегулювати такі інвентаризаційні різниці? Положенням № 879 передбачена можливість проведення взаємозаліку лишків і нестач. Однак такий залік допускається лише щодо запасів одного найменування. Тобто «перекрити» нестачу цукерок лишками печива не можна. Водночас обов’язковою умовою для взаємозаліку є утворення інвентаризаційних різниць протягом одного звітного періоду та в однієї матеріально відповідальної особи (п. 5 розд. IV Положення № 879).

Перевищення вартості лишку над вартістю нестачі внаслідок пересортиці оприбутковують і відносять на збільшення доходів спецфонду.

Якщо ж у результаті взаємозаліку виявиться, що сума нестач більша, ніж вартість лишків, то цю суму слід віднести на винних осіб.

Можлива і ситуація, коли винуватці не встановлені. Тоді сумові різниці розглядають як нестачі цінностей понад норми природного убутку. При цьому інвентаризаційна комісія у протоколі обов’язково має указати причини, з яких неможливо віднести цю різницю на винних осіб. 

Відображення результатів інвентаризації в обліку

Розглянемо кілька умовних прикладів відображення результатів інвентаризації в обліку. 

Приклад 1. Під час інвентаризації у дошкільному навчальному закладі було виявлено надлишки дитячих іграшок у кількості 5 шт. Інвентаризаційна комісія прийняла рішення про зарахування іграшок до складу МШП на субрахунок 1812. За результатами оцінки комісії вартість іграшок становить 500 грн. Оцінку лишків оформлено актом оцінки матеріальних цінностей довільної форми.

На суму виявлених лишків складено Довідку про надходження в натуральній формі, яку подано до Казначейства. 

Приклад 2. За результатами інвентаризації встановлено нестачу світильника у кількості 1 шт. Згідно з даними бухобліку світильник обліковувався у складі малоцінних необоротних матеріальних активів (субрахунок 1113). Його первісна вартість — 500 грн, сума нарахованого зносу — 250 грн.

Відповідно до письмового пояснення, наданого електриком установи, світильник було ним пошкоджено під час заміни лампи. Ремонт світильника неможливий. Розмір збитку, що підлягає відшкодуванню винною особою, згідно з актом оцінки збитків становить 600 грн. Електрик подав до бухгалтерії заяву про утримання суми збитку із його заробітної плати. 

Приклад 3. За результатами інвентаризації встановлено нестачу багатофункціонального принтера, який обліковували на субрахунку 1113. Його первісна вартість — 12500 грн, сума нарахованої амортизації — 6250 грн.

Винна особа не встановлена. За фактом нестачи керівництво установи звернулося до правоохоронних органів.

Принтер підлягає списанню з балансу установи з одночасним зарахуванням його вартості на позабалансовий облік до закриття  кримінального впровадження. 

Приклад 4. У результаті інвентаризації будівельних матеріалів виявлено на складі недостачу шпалер для фарбування «Sintra Paint It 1.06 x 25 м» у кількості 4 рулони на загальну суму 2080 грн. (520 грн. х 4 рулони). Водночас у цієї ж МВО виявлено лишки шпалер, також призначених для фарбування. З огляду на це комісією прийнято рішення покрити нестачі лишками за пересортицею.

Варіант А. Лишки шпалер «Ланіта 1.06 x 25 м» становлять 4 рулони на загальну суму 1796 грн. (449 грн. х 4 рулони). Перевищення вартості нестачі порівняно з вартістю лишків у сумі 284 грн. віднесено на винну особу — завскладом. Винуватець добровільно відшкодував завданий збиток шляхом внесення готівки на рахунок установи.

Варіант Б. Виявлено лишки шпалер «Едем Браво 1.06 x 25 м» у кількості 4 рулони на суму 2136 грн. (534 грн. х 4 рулони). Перевищення вартості лишків над сумою нестач у розмірі 56 грн оприбутковано і віднесено за збільшення доходів спецфонду. На цю суму складено Довідку про надходження в натуральній формі, яку подано до Казначейства.

Рішення інвентаризаційної комісії з приводу взаємозаліку лишків і нестач внаслідок пересортиці відображено в протоколі інвентаризаційної комісії. 

Розберем ще одну досить поширену ситуацію. Так, у багатьох установах інвентаризаційні комісії наштовхуються на основні засоби, списані з балансу через закінчення строку їх служби, які фактично продовжують використовуватися. Тут має місце неправомірне списання необоротних активів. Адже підставою для списання може бути їх непридатність для подальшого використання, але аж ніяк завершення строку експлуатації. Тож такий об’єкт слід відновити в обліку. Оформляють таку операцію бухгалтерською довідкою. 

Приклад 5. Під час інвентаризації виявлено системний блок, списаний з балансу у березні 2022 року у зв’язку з закінченням строку його експлуатації. Згідно з даними обліку первісна вартість цього об’єкта становить 5000 грн, сума нарахованого зносу — 5000 грн. Системний блок на момент перевірки продовжує використовуватися.

З урахуванням цього, інвентаризаційна комісія прийняла рішення про відновлення системного блоку в обліку на підставі бухгалтерської довідки. Також було встановлено його ліквідаційну вартість на рівні 800 грн.

« повернутися