Внесено зміни до Положення про документальне забезпечення записів у бухобліку
Наказом від 28.12.2022 № 467 Мінфін вніс зміни до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.
Зокрема, уточнено перелік обов'язкових та додаткових реквізитів первинних документів, регістрів бухобліку, а також виправлення помилок у первинних документах та регістрах бухобліку. Подивимось, що саме змінено.
1. Визначення термінів
З Положення прибрано визначення терміну «первинні документи» (п. 2.1 виключено), натомість додано до нього новий п. 1.2, де прописано значення термінів «первинні документи» та «регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри)», а саме:
|
Назва терміна |
Розшифровка поняття |
|
Первинні документи |
Документи, створені у паперовій або в електронній формі, які містять відомості про господарські операції |
|
Регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри) |
Носії інформації, складені у паперовій або в електронній формі, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку. Регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри) можуть бути у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів тощо. |
Усі інші терміни у Положенні слід використовувати у значеннях, визначених Законом про бухоблік, національними положеннями (стандартами) бухобліку, національними положеннями (стандартами) бухобліку в держсекторі та міжнародними стандартами фінзвітності.
2. Електронна первинка
Передбачено, що первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухобліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухобліку з використанням електронних засобів оброблення інформації установа зобов’язана за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.
3. Правила вилучення документів
Копії первинних документів та регістрів бухобліку можуть бути вилучені лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами. Обов’язковим є складання реєстру документів, що вилучаються у порядку, встановленому законодавством.
При цьому вилучення оригіналів таких документів та регістрів забороняється, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.
4. Обов’язкові та додаткові реквізити
Первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), дата складання, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках), посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються НБУ) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: печатка, ідентифікаційний код підприємства, установи з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.
5. Як робити записи у документах
Записи у первинних документах, регістрах бухобліку, створених в паперовій формі, повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок.
Записи у первинних документах, створених в електронній формі, здійснюються за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.
6. Лише українська мова
Усі первинні документи, регістри бухобліку, бухгалтерська та інша звітність повинні складатись українською мовою.
Документи, що є підставою для записів у бухобліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад на українську мову.
7. Правила виправлення помилок у первинних документах та регістрах бухобліку
У паперовій формі:
- У тексті та цифрових даних первинних документів і регістрів бухобліку підчистки і необумовлені виправлення не допускаються.
- Виправлення помилок у первинних документах і регістрах бухобліку, що складені у паперовій формі, з використанням способу «червоного сторно» здійснюється шляхом внесення неправильного запису (кореспонденції рахунків чи суми) червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо, що означає від’ємні числа, які в підсумку вираховуються. Одночасно під записом червоним кольором чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору здійснюється другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків чи суми.
- Використання коректурного способу здійснюється шляхом закреслення неправильного тексту або цифри і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
- Виправлення помилок з використанням способу додаткових бухгалтерських проведень здійснюється шляхом внесення додаткової кореспонденції рахунків на суму, яка є різницею між правильною та відображеною в цих регістрах.
- Як і раніше, помилки в регістрах бухобліку за минулий звітний період виправляються способом сторно. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або із знаком «мінус», а виправлення (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до регістру бухобліку у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків бухобліку. Довідка має наводити причину помилки, посилання на документи та регістри бухобліку, в яких допущено помилку, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки - головним бухгалтером
Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.
В електронній формі:
- Помилки в первинних документах і регістрах бухобліку, що складені в електронній формі, виправляються способом сторно або додаткових бухгалтерських проведень.
- Виправлення помилок способом сторно передбачає здійснення зворотного запису на величину помилки та одночасного зазначення правильної суми.
- Під час виправлення помилок має бути збережена інформація, яка виправляється, та міститися відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які склали виправлений електронний документ.
Виправлення вносяться до первинних документів та регістрів бухоблікув тому звітному періоді, у якому виявлені помилки.
Як і раніше, у документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається.
Наказ № 467 набере чинності з дня його офіційного опублікування.
